.jpg)
A breve dovrò gestire una videoconferenza. Quali sono i segreti per realizzarla senza intoppi? La tecnologia legata ad una videoconferenza è semplice, economica (in termini di tempo e denaro) ed efficace, ma un meeting online dovrà essere "preparato" con cura ed attenzione, per potersi svolgere senza ostacoli ed imbarazzo.
Innanzitutto sarà importante il comunicare ai partecipanti con un adeguato anticipo, via e mail o tramite messaggio telefonico, l´invito al proprio meeting, trasmettendo le istruzioni di accesso (link, username e password, data, ora e altri eventuali riferimenti specifici).
E´ consigliabile coinvolgere almeno un´altra persona (amico o collega) per una verifica "a quattro mani" dei contenuti da condividere relativamente alla loro correttezza e disponibilità (lanciando, ad esempio, un anteprima), acquisendo al contempo buona familiarità con lo strumento utilizzato.
Un allenamento precedente al meeting sarà opportuno anche al fine di testare la propria padronanza del sistema e la scioltezza nella comunicazione. Ciò consentirà, inoltre, di risolvere preventivamente possibili intoppi tecnologici (problemi di connessione, audio e video) e organizzativi, garantendo una perfetta riuscita della videoconferenza.
Nella fase iniziale del meeting sarà importante una corretta introduzione di tutti i partecipanti alla tecnologia impiegata, tranquillizzando le persone più scettiche. Per superare eventuali disagi dovuti alle prime esperienze di partecipazione in video sarà fondamentale una valida configurazione di tutte le postazioni (un effetto eco fastidioso o un´immagine non nitida potranno creare nervosismo sia nel conduttore che nei partecipanti).
Il conduttore dovrà riuscire sia trasmettere efficacemente i contenuti del suo intervento, sia a moderare il meeting, gestendo con abilità tale duplice ruolo, sino a condurre i partecipanti ad un´autentica interazione fondata sul dialogo, lo scambio di documenti e la collaborazione, mediante un adeguato impiego di tutti gli strumenti telematici disponibili.