Il colloquio con il proprio capo può essere percepito come una situazione stressante rispetto della quale non sempre si colgono gli aspetti positivi. Tuttavia, una comunicazione efficace e un confronto sincero saranno elementi essenziali qualora si miri ad una crescita professionale e a una maggiore soddisfazione sul lavoro.
Il compito del capo dovrebbe essere soprattutto quello di definire i risultati per i collaboratori e di mettere in luce i punti di forza che possiedono, al fine di "combinare" in modo costruttivo le singole competenze con la funzione ricoperta. La motivazione e l´implementazione delle idee e delle capacità di un collaboratore dovrebbero essere temi centrali dell´incontro, al di là e al di sopra delle questioni legate alla routine aziendale.
Qualora le riunioni con il capo si diradino eccessivamente ci sarà il rischio di perdere alcuni dettagli essenziali. Al contrario, un modo per migliorare la performance di un collaboratore consisterà nel cogliere le sfumature del suo operato, il suo stile personalissimo, i suoi obiettivi e le sue specifiche esigenze di relazione e di riconoscimento.
L´ideale sarebbe l´incontrarsi almeno trimestralmente, pianificando la riunione con il capo in un momento conveniente per entrambi. Sarà importante, infatti, in non essere distratti da altri impegni, il non avere fretta e il non subire interruzioni.
Una buona preparazione all´incontro consisterà nello scrivere esattamente tutti i punti importanti di cui si desideri discutere, pensando ai risultati si confidi di raggiungere. Durante il colloquio, poi, sarà utile prendere appunti e porre quesiti quando le questioni trattate non risultino del tutto chiare.
I manager più lungimiranti, piuttosto che soffermarsi eccessivamente sul passato, saranno orientati a "quello che potrebbe essere" e, dunque, dedicheranno buona parte della riunione alla progettualità comune (cosa vuoi riuscire a fare prossimamente? In che modo intendi raggiungere l´obiettivo? Come posso sostenerti?).

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