Dobbiamo
presentare un progetto realizzato dal nostro team e vogliamo
organizzare una efficace presentazione di gruppo. Come procedere?
Antonio, Ferrara.
Il
presentare determinati risultati quali prodotto di un lavoro di
gruppo sarà, da un lato, un´esperienza entusiasmante in quanto
coronamento di un processo che ha condotto agli obiettivi prefissati,
dall´altro un esercizio non facile da gestire poiché i contributi di
ciascun membro del team andranno valorizzati in egual misura ed
esposti in maniera "equilibrata", ma convincente
nell´ambito della presentazione.
La
descrizione dei dettagli di un progetto comporterà il possesso di
una specifica expertise
tecnica, ma andrà curato al contempo l´aspetto comunicativo e il
coinvolgimento dell´uditorio.
Gli
oratori, dunque, andranno selezionati sia in base alle competenze
possedute, sia in base alle proprie capacità espositive.
Le
persone più abili sul piano della comunicazione saranno, ad esempio,
le più adatte a sostenere i momenti di apertura e chiusura della
presentazione, "fasi" in cui la persuasività avrà il
maggior peso.
L´organizzazione
di una "prova generale" risulterà indispensabile al fine
di acquisire piena consapevolezza di ciò che verrà esposto e delle
tempistiche parziali e complessive (ciò al fine di eliminare i
passaggi inutili e i dettagli superflui).
Generalmente,
il primo oratore avrà il compito di presentare i colleghi e di
introdurre l´argomento trattato, mentre la persona alla quale verrà
affidata la "chiusura" dovrà possedere ottimali doti di
sintesi e saper ripercorrere brevemente quanto esposto da tutti i
membri del gruppo.
Ogni
oratore dovrebbe prepararsi a rispondere ad eventuali quesiti
inerenti la propria area di intervento, in modo da ridurre il rischio
di imprecisioni o di contributi ripetitivi.
Risulterà
efficace anche la presenza di un coordinatore in grado di gestire i
vari "passaggi di testimone" e, per quanto concerne gli
eventuali supporti visuali, essi dovrebbero, per una resa migliore,
essere affidati a una persona diversa da chi esponga, ottenendo
ovviamente una buona sincronizzazione.