Dobbiamo
presentare un progetto realizzato dal nostro team e vogliamo
organizzare una efficace presentazione di gruppo. Come procedere?
Antonio, Ferrara.Il presentare determinati risultati quali prodotto di un lavoro di gruppo sarà, da un lato, un´esperienza entusiasmante in quanto coronamento di un processo che ha condotto agli obiettivi prefissati, dall´altro un esercizio non facile da gestire poiché i contributi di ciascun membro del team andranno valorizzati in egual misura ed esposti in maniera "equilibrata", ma convincente nell´ambito della presentazione.
La descrizione dei dettagli di un progetto comporterà il possesso di una specifica expertise tecnica, ma andrà curato al contempo l´aspetto comunicativo e il coinvolgimento dell´uditorio.
Gli oratori, dunque, andranno selezionati sia in base alle competenze possedute, sia in base alle proprie capacità espositive.
Le persone più abili sul piano della comunicazione saranno, ad esempio, le più adatte a sostenere i momenti di apertura e chiusura della presentazione, "fasi" in cui la persuasività avrà il maggior peso.
L´organizzazione di una "prova generale" risulterà indispensabile al fine di acquisire piena consapevolezza di ciò che verrà esposto e delle tempistiche parziali e complessive (ciò al fine di eliminare i passaggi inutili e i dettagli superflui).
Generalmente, il primo oratore avrà il compito di presentare i colleghi e di introdurre l´argomento trattato, mentre la persona alla quale verrà affidata la "chiusura" dovrà possedere ottimali doti di sintesi e saper ripercorrere brevemente quanto esposto da tutti i membri del gruppo.
Ogni oratore dovrebbe prepararsi a rispondere ad eventuali quesiti inerenti la propria area di intervento, in modo da ridurre il rischio di imprecisioni o di contributi ripetitivi.
Risulterà efficace anche la presenza di un coordinatore in grado di gestire i vari "passaggi di testimone" e, per quanto concerne gli eventuali supporti visuali, essi dovrebbero, per una resa migliore, essere affidati a una persona diversa da chi esponga, ottenendo ovviamente una buona sincronizzazione.